e-Arşiv Nedir, Nasıl Kullanılır? 2025 Güncel Rehber ve Başvuru Kılavuzu

e-Arşiv Nedir, Nasıl Kullanılır? 2025 Güncel Rehber ve Başvuru Kılavuzu
Güncelleme:
email [#52C1F5] Created with Sketch. Her gün aynı saatte, en önemli gelişmeler e-posta kutunda! Şimdi ücretsiz üye ol, gündemi kaçırma!

e-Arşiv Fatura, işletmelerin dijital dönüşüm süreçlerinde merkezi rol oynayan elektronik bir belge türüdür.

Günümüzde pek çok şirketin finansal operasyonlarını elektronik ortama taşımasıyla birlikte, 2025 yılı itibarıyla e-Faturaya geçiş zorunluluğu da birçok işletme için gündeme gelmiştir. Bu kapsamda, e-Arşiv Faturanın ne olduğu, kimlerin bu sistemi kullanmak zorunda olduğu, başvuru süreçlerinin nasıl işlediği gibi sorular önem kazanmıştır. Bu kapsamlı rehber, e-Arşiv Fatura ile ilgili tüm güncel bilgileri ve Uyumsoft'un sunduğu dijital çözümleri detaylandırmaktadır.

e-Arşiv Fatura Nedir?

İşletmelerin faturalama süreçlerini elektronik ortama taşıması giderek daha önemli hale gelmektedir. Bu dönüşümün merkezinde yer alan e-Arşiv Fatura, hem yasal uyumluluğu sağlıyor hem de operasyonel verimliliği artırır.

e-Arşiv Fatura Tanımı ve Kullanım Alanları

e-Arşiv Fatura ne demek? e-Arşiv, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak düzenlenen, elektronik ortamda oluşturulan ve kağıt çıktısı alınabilen fatura türüdür. Özellikle e-Fatura mükellefi olmayan alıcılara yönelik fatura düzenlemek isteyen firmalar tarafından kullanılır. e-Arşiv sistemi, hem B2B hem B2C işlemlerde yaygın olarak kullanılır.

e-Fatura ve e-Arşiv Arasındaki Temel Farklar Nelerdir?

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura arasındaki fark temelde alıcı tipine göre şekillenir. e-Fatura yalnızca GİB sistemine kayıtlı kullanıcılar arasında gönderilirken, e-Arşiv Fatura hem kayıtlı olmayanlara hem de son tüketiciye yönelik düzenlenebilir. Ayrıca e-Arşiv e-Fatura arasındaki fark belge iletim yöntemi, onay süreçleri ve saklama koşulları açısından da kendini gösterir.

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Arasındaki Temel Farklar Nelerdir?

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura arasındaki fark temelde alıcı tipine göre şekillenir. e-Fatura yalnızca GİB sistemine kayıtlı kullanıcılar arasında gönderilirken, e-Arşiv Fatura hem kayıtlı olmayanlara hem de son tüketiciye yönelik düzenlenebilir. Ayrıca, e-Arşiv ve e-Fatura arasındaki fark belge iletim yöntemi, onay süreçleri ve saklama koşulları açısından da kendini gösterir.

e-Fatura gönderimi GİB'in merkezi sistemi üzerinden elektronik olarak yapılır ve kağıt çıktısı yasal geçerliliğe sahip değildir. Oysa e-Arşiv faturalar, elektronik ortamda oluşturulsa da alıcısına e-posta veya SMS gibi yollarla iletilebilir, hatta talep edildiğinde kağıt çıktısı da verilebilir. Onay süreçleri açısından e-Fatura, GİB sistemi üzerinden alıcıya ulaştığında otomatik bir kabul/red yanıtı beklerken, e-Arşiv Fatura için böyle bir anlık onay mekanizması yoktur, GİB'e toplu raporlama yapılır.

Saklama koşullarına bakımından ise, her iki fatura türü de yasal olarak 10 yıl boyunca elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. e-Fatura ve e-Arşiv Faturada saklama GİB’in belirlediği format ve kurallara göre yapılmalıdır.

Kimler e-Arşiv Fatura Kullanmak Zorundadır?

e-Arşiv mükellefi nedir sorusunun cevabı, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın yayımladığı düzenlemelere göre belirlenir. 2025 yılı itibarıyla 3 milyon TL üzeri ciroya sahip olan işletmeler, e-ticaret faaliyeti yürütenler ve e-belge sistemiyle çalışan pek çok sektör oyuncusu e-Arşiv kullanmak zorundadır. Ayrıca e-Fatura sistemine kayıtlı olup e-Fatura gönderemediği durumlarda e-Arşiv üzerinden işlem yapması gereken firmalar da bu kapsamda değerlendirilir.

Ek olarak, e-Fatura mükellefi olmayan firmaların düzenleyeceği faturalarda, 1.1.2025 tarihinden itibaren KDV dahil 3.000 TL ve üzerindeki faturalar e-arşiv fatura olarak düzenlenmelidir.

e-Arşiv Fatura'ya Geçiş Yapmak İçin Adım Adım Başvuru Rehberi

e-Arşiv Fatura sistemine geçiş yapmak, işletmeler için dijitalleşme sürecinin önemli bir aşamasıdır. Bu geçiş, hem operasyonel kolaylık hem de yasal uyumluluk açısından büyük faydalar sağlar. Sürecin sorunsuz ilerlemesi için adım adım bir başvuru rehberine ihtiyaç duyulur. Peki, bu süreci nasıl yönetebilir ve hangi adımları izleyebilirsiniz?

Başvuru Sürecinde İzlemeniz Gereken Adımlar

e-Arşiv sistemine geçmek isteyen işletmelerin öncelikle mali mühür/e-imza  temin etmesi gerekir. Ardından, GİB sistemine başvuru yapılır veya bir özel entegratör aracılığıyla işlem gerçekleştirilir. Uyumsoft e-Arşiv Fatura çözümü, kullanıcı dostu arayüzüyle bu süreci kolaylaştırmakta ve başvuru adımlarında tam destek sağlar.

e-Arşiv Başvuru Belgeleri Nelerdir?

Başvuru sürecinde bazı belgelerin hazır bulundurulması gerekir. Bu belgeler arasında; mali mühür/e-İmza, firma bilgileri yer alır. Uyumsoft’un Ön Muhasebe Programı ile bu belgelerin takibi ve dijital ortama aktarımı oldukça pratiktir.

Başvurudan Sonra Yapmanız Gerekenler

Başvuru süreci tamamlandıktan sonra sistem testleri gerçekleştirilir. Ardından, sistem kullanıma açılır ve işletmeler fatura kesmeye başlayabilir. Test sürecinde entegrasyon sorunlarının yaşanmaması için güvenilir bir altyapı tercih edilmelidir.

e-Arşiv Fatura Kullanmanın Avantajları ve Faydaları

e-Arşiv Fatura kullanımı, işletmeler için sadece bir zorunluluk olmaktan çıkıp, ciddi operasyonel ve finansal avantajlar sunan bir dijital dönüşüm aracı haline gelmiştir. Bu sistem, geleneksel faturalama yöntemlerinin getirdiği birçok yükü ortadan kaldırarak hem maliyetleri düşürme hem de verimliliği artırma potansiyeli taşır.

İşletme Maliyetlerinizi Düşürür

Kağıt, baskı ve kargo gibi fiziksel fatura giderleri ortadan kalktığı için e-Arşiv kullanımı doğrudan işletme giderlerini azaltır. Elektronik ortamda gönderilen faturalar daha düşük maliyetle yönetilir.

İşletmenizde Verimlilik Artışı Sağlar

Arşivleme, arama, raporlama ve denetim gibi süreçlerde zaman kaybı yaşanmaz. Uyumsoft’un e-Fatura uygulaması sayesinde tüm faturalarınıza anlık erişim sağlayabilir, operasyonel verimliliği artırabilirsiniz.

Çevreci ve Sürdürülebilir Dijital Arşivleme

Kağıt kullanımını azaltarak doğaya katkıda bulunmak mümkün olur. Aynı zamanda, dijital ortamda uzun süreli ve güvenli saklama olanağı ile sürdürülebilir bir arşiv sistemi oluşturulur.

e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir? Gönderme Kuralları Nedir?

e-Arşiv Fatura kesme ve gönderme süreçleri, dijitalleşen iş dünyasında her işletme için önemli bir yer tutar. Bu süreçler, yasal uyumluluğu sağlamanın yanı sıra operasyonel verimliliği artırma açısından da önemli bir yere sahiptir.

e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

e-Arşiv Fatura kesme işlemi, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği standartlara uygun olarak elektronik ortamda gerçekleştirilir. Bu süreç, işletmenin tercih ettiği yazılım altyapısına göre farklılık gösterir. e-Fatura mükellefi olarak e-Arşiv Fatura düzenlemek için temel olarak üç ana yöntem bulunur:

  1. GİB Portal Aracılığıyla

GİB’in kendi sağladığı e-Arşiv Fatura Portalına doğrudan giriş yaparak fatura kesilebilir. Bu portal, özellikle daha düşük işlem hacmine sahip işletmeler için fatura düzenleme imkanı sunar. Kullanıcılar, portal üzerinden gerekli fatura bilgilerini girerek fatura oluşturma işlemini tamamlar.

  1. Özel Entegratörler Aracılığıyla

GİB tarafından yetkilendirilmiş özel entegratör firmalar, e-Arşiv Fatura süreçlerini işletmeler adına yöneten yazılım ve hizmet sağlayıcılarıdır. İşletmeler, bu entegratörlerin sunduğu platformlar üzerinden fatura oluşturma, gönderme, raporlama ve arşivleme gibi tüm e-Arşiv işlemlerini gerçekleştirebilir. Bu sistemler genellikle mevcut muhasebe veya ERP sistemleriyle entegre çalışabilir. Uyumsoft, bu özel entegratörler arasında yer alır ve e-Arşiv Fatura süreçlerini kolaylaştırmak için geniş bir altyapı sunar.

  1. Ticari Yazılımlar (ERP/Muhasebe Programları) Üzerinden

Bazı işletmeler, halihazırda kullandıkları Kurumsal Kaynak Planlama veya muhasebe yazılımları aracılığıyla e-Arşiv Fatura kesme imkanına sahip olabilir. Bu ticari yazılımlar, genellikle bir özel entegratör ile entegre bir şekilde çalışarak e-Arşiv Fatura oluşturma ve gönderme süreçlerini kendi içlerinde barındırır. Bu yöntem, tüm finansal ve operasyonel verilerin tek bir sistemde yönetilmesini sağlar.

Fatura Gönderirken Yapılan Yaygın Hatalar ve Çözümleri

Fatura bilgilerinin eksik ya da hatalı olması, teknik format hataları veya GİB’e zamanında raporlama yapılmaması gibi sorunlar, sistemsel gecikmelere yol açabilir. Bu hataları azaltmak için, Uyumsoft’un otomatik kontrol ve doğrulama sistemleri önerilir.

İptal Edilen e-Arşiv Fatura Nasıl Düzeltilir?

Faturada bir hata bulunması dolayısıyla iptal edilen faturalar yeni bir fatura numarasıyla tekrar düzenlenmelidir. Faturaların geçerliliğini koruması için iptal tarihine dikkat edilmelidir.

e-Arşiv Entegrasyonu İçin En İyi Yazılım Seçimi

Doğru yazılım seçimi, faturalama süreçlerinizi hızlandırırken, yasal uyumluluğu sağlamanız ve operasyonel verimliliğinizi artırmanız için önemlidir. Bu nedenle, işletmenizin ihtiyaçlarına en uygun çözümü bulmak oldukça önemlidir.

Hangi Yazılım İşletmeniz İçin Daha Uygun?

İşletmenizin büyüklüğü, sektörü ve işlem hacmine göre yazılım tercihinde bulunmalısınız. Mikro ölçekli firmalar için bulut tabanlı çözümler önerilirken, orta ve büyük işletmeler için gelişmiş entegrasyonlar daha uygundur.

Yazılım Seçerken Dikkat Etmeniz Gereken 5 Önemli Özellik

e-Arşiv yazılımı seçerken;

  • GİB uyumluluğu,
  • Kullanıcı dostu arayüz,
  • Güvenlik altyapısı,
  • Müşteri desteği,
  • Raporlama ve analiz yetenekleri

gibi kriterler mutlaka göz önünde bulundurulmalıdır. Tüm bu özellikler, Uyumsoft'un e-Belge çözümleri ile eksiksiz olarak sunulur.

e-Arşiv Başvurunuz Onaylanmazsa Ne Yapmalısınız?

e-Arşiv Fatura sistemine geçiş süreci, genellikle sorunsuz ilerlese de, bazen başvuruların çeşitli nedenlerle reddedildiği durumlar yaşanabilir. Böyle bir durumla karşılaştığınızda paniğe kapılmak yerine, red nedenlerini anlamak ve doğru adımları atmak önemlidir. Peki, e-Arşiv başvurunuz onaylanmazsa ne yapmalısınız?

Başvuru Red Sebepleri Nelerdir?

Genellikle belgelerin eksik sunulması, mali mühür uyuşmazlıkları veya sistemsel hatalar başvurunun reddedilmesine neden olur.

Başvurunuzun Kabul Edilmesi İçin Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

Başvuru sırasında bilgilerin güncel ve tutarlı olması, yazılımın GİB ile entegre çalışıyor olması büyük önem taşır. Uyumsoft, bu süreci profesyonel danışmanlıkla destekler.

Red Sonrası Tekrar Başvuru Süreci

Hataların düzeltilmesi sonrasında sistem üzerinden yeniden başvuru yapılabilir. Önceki başvurunun durumu dikkate alınarak süreç hızlandırılabilir.

2025 Yılında e-Arşiv Kullanmanın Yasal Zorunlulukları ve Güncel Değişiklikler

2025 yılı itibarıyla, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen yeni düzenlemeler doğrultusunda birçok işletme için e-belge sistemlerine geçiş artık yalnızca bir tercih değil, yasal bir yükümlülük haline gelmiştir. Aşağıda yer alan bilgilerle, kimlerin bu sistemlere geçmesi gerektiği ve nelere dikkat edilmesi gerektiği detaylı şekilde açıklanmaktadır.

2025 Yılında Hangi İşletmeler e-Arşiv Kullanmak Zorunda?

2024 yılı cirosu 3 milyon TL'yi aşan tüm işletmeler, e-ticaret yapanlar, gayrimenkul motorlu taşıt imal, ithal kiralama işlemleri yapanlar, ÖTV I ve III sayılı listede yer alanlar, komisyoncu ya da tüccar olarak meyve sebze ticareti ile iştigal edenler, konaklama hizmeti veren otel işletmeleri 2025 itibarıyla e-Arşiv kullanmakla yükümlüdür. e-Faturaya geçme zorunluluğu kapsamında bu işletmeler aynı zamanda e-Fatura sistemine de geçmelidir.

Güncel Yasal Düzenlemeler ve Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

Gelir İdaresi Başkanlığı, 2025 yılında e-belge uygulamalarına ilişkin yeni teknik kılavuzlar yayımlamıştır. Bu düzenlemelere uyum sağlamayan işletmeler, idari yaptırımlarla karşılaşabilir. Bu nedenle e-belge sistemlerinde uzman, güncel altyapıya sahip bir çözüm ortağı ile çalışmak önemlidir. Uyumsoft, bu kapsamda sunduğu güncel ve güvenli sistemleriyle işletmelerin yasal uyumluluğunu eksiksiz şekilde sağlar.

e-Arşiv nedir, e-Arşiv Fatura ne demek, e-Fatura ve e-Arşiv arasındaki fark nedir gibi sorulara yanıt arayan tüm işletmeler için Uyumsoft’un sunduğu kapsamlı çözümler hem mevzuata uyum hem de operasyonel verimlilik açısından güçlü bir alternatiftir. Kurumsal e-Dönüşüm sürecinizde doğru adımlar atmak için Uyumsoft e-Arşiv Fatura https://www.uyumsoft.com/e-arsiv sayfasını ziyaret edebilir, dijitalleşmenin avantajlarını hemen keşfetmeye başlayabilirsiniz.

Advertorial

text-ad
Etiketler uyumsoft